Skærm arbejdstiden

Mobilen og de andre digitale redskaber er blevet hvermandseje – og ofte bruges de også på arbejdet. Det handler derfor ikke om at slukke for skærmene men om at finde den rette balance i skærmtiden. På den måde kan vi udnytte alle de muligheder, som de digitale redskaber giver os – uden at det tager overhånd.

Kom godt i gang

Her finder du alt, hvad du og dine medarbejdere behøver for at skærme jeres arbejdstid og sikre jeres mentale overskud.

Værktøjerne består af:

  • Introduktionsfilm
  • 5 gode råd til at skærme søvnen
  • E-folder
  • Balanceøvelse bestående af lederguide, udkast til mødeindkaldelse og plancher til øvelse
  • Kommunikationspakke bestående af intranetartikel og e-mail tekst fra topledelse til mellemledere

  • Hent værktøjerne (zip-fil)

    Få viden og værktøjer til at skærme arbejdstiden

    • 1. Forstå balancen

      Flere og flere har svært ved at håndtere deres digitale forbrug, og det kan gå ud over trivslen både derhjemme og på arbejdspladsen. For når vi har vænnet os til at tjekke mobilen i møder, spise frokost foran computeren og tjekke mails om natten, så rimer det ikke på balance.

      Hvorfor sætte fokus på digital balance?

      Se denne film for at forstå vigtigheden af at finde en god digital balance. Du kan også downloade filmen og dele den med dine medarbejdere ved at afspille filmen og klikke på knappen øverst i højre hjørne. På den måde kan du være med til at starte en dialog omkring digitale vaner på arbejdspladsen.

      93ca79be-00090256-f4d02b97#1#1

      Vil du og dine medarbejdere vide mere?

      Hvis du har lyst til at lære mere, kan du lytte til vores podcast "Det digitale (arbejds)liv", hvor professor fra Københavns Universitet, Naja Hulvej Rod, fortæller om de langvarige helbredskonsekvenser af et overdrevet brug af mobilen og andre digitale redskaber. Du og dine medarbejdere kan høre podcasten her eller dér, hvor I lytter til jeres podcasts ved at søge efter Sunde Stemmer.

      Du og dine medarbejdere kan også læse denne e-folder, som giver inspiration til, hvordan man kan skærme arbejdstiden. E-folderen kan deles med dine medarbejdere ved at sende et link på for eksempel på en e-mail eller ved at printe og dele fysisk på arbejdspladsen.

    • 2. Test balancen

      Når du skal sætte fokus på at skærme arbejdstiden i din virksomhed, kan det hjælpe at vise relevansen for den enkelte medarbejder. Derfor kan du med fordel opfordre dem til at tage denne mobilafhængighedstest. Testen er udviklet i samarbejde med Københavns Universitet og indeholder 7 udsagn, hvortil man angiver, om man er enig eller uenig. Derefter får man et resultat, der viser, om man har en lav, medium eller høj grad af mobilafhængighed.

      Du kan give testen til dine medarbejdere ved at dele linket ovenfor – og det anbefales at opfordre dine medarbejdere til at tage testen, inden I starter med pkt. 3 "Find og fasthold balancen". Det kan du gøre ved at bruge den tekst til mødeindkaldelse, som findes under "Find og fasthold balancen".

    • 3. Find og fasthold balancen

      Sæt forventninger og lav aftaler med en balanceøvelse

      Alt forandring starter med dialog. Og det er også præcis sådan, du bør starte implementeringen af Skærm Tiden i din virksomhed.

      På linket i boksen nedenfor kan du hente en balanceøvelse. Formålet med balanceøvelsen er:

      1. at starte en dialog omkring forventningerne til brugen af de digitale redskaber på og uden for arbejdspladsen. 
      2. at gøre det muligt at lave aftaler omkring brugen af digitale redskaber i forhold til for eksempel brugen af mobiler i møder, mulighed for fordybelse i opgaver uden forstyrrelse fra notifikationer på computeren og e-mails uden for arbejdstid.
      3. at udfordre hinanden på de aftaler, der indgås over en periode på 21 dage.

      Balanceøvelsen faciliteres af en leder og laves i teams eller én samlet gruppe, hvis I er en mindre virksomhed. Hvis du arbejder i en større organisation, anbefales det at starte med øverste ledelse, som laver øvelsen med sine ledere, der laver øvelsen med sit team og så videre. Det sikrer, at du får hele organisationen med.

      Klæd lederne godt på

      Det handler om at komme godt fra start, så både ledere og medarbejdere er klædt på til at lave øvelsen. Derfor finder du en samling af elementer, som du kan læse og dele med lederne nedenfor.

      Balanceøvelsen består af følgende:

      1. Lederguide: I denne guide forklares balanceøvelsen trin for trin, så du og lederen kan forstå, hvad han eller hun skal gøre før, under og efter. Der skal afsættes 1 time til øvelsen. 
      2. Udkast til mødeindkaldelse: Du finder også et udkast til en mødeindkaldelse, som lederen kan bruge til at kalde ind til balanceøvelsen. Denne mødeindkaldelse indeholder links til filmen og testen ovenfor, fordi vi anbefaler, at medarbejderne har set begge dele inden øvelsen. 
      3. Plancher: På linket nedenfor finder du også plancher, som lederen skal bruge til balanceøvelsen. Der er fire plancher med de forskellige scenarier, som lederen og medarbejderne kan sætte fokus på i øvelsen, og én planche, som kan bruges til at udfordre hinanden på aftalerne bagefter.

      Hent materialer til balanceøvelsen her (zip-fil)

      Giv medarbejderne gode råd til at skærme arbejdstiden

      Ud over balanceøvelsen har du også mulighed for at dele fem gode råd til at skærme arbejdstiden med dine medarbejdere. Det er praktiske råd til, hvordan man kan undgå unødige forstyrrelser i arbejdsdagen, kan gøre sin mobil mindre attraktiv, og hvordan man kan få overblik over sin skærmtid.

    • 4. Kommunikationspakke

      En ting, som kan være svært, når man igangsætter sundhedsinitiativer i en virksomhed, er kommunikationen omkring det. Derfor finder du hér tekster, som du kan tage udgangspunkt i, når du skal sætte Skærm Tiden på agendaen. Du kan med fordel bruge de kanaler, som du plejer at bruge til at kommunikere ud til hele virksomheden og lederne (for eksempel intranet artikler, e-mails eller noget helt tredje), og du kan derfor også tilpasse teksterne nedenfor til din virksomhed.

      På linket nedenfor finder du følgende tekster:

      1. Intranetartikel: her forklares det, hvorfor I ønsker at sætte fokus på Skærm Tiden i din virksomhed. Der er lagt op til, at du kan indsætte et citat fra for eksempel HR chefen, virksomhedslederen eller anden relevant person.
      2. E-mail: som nævnt skal lederne klædes godt på, og derfor finder du et tekstoplæg til e-mail tekst fra topledelsen til lederne.

      Hent kommunikationspakken her (zip-fil)

    Vil du også give dine medarbejdere mulighed for at skærme deres søvn?

    Kom i gang

    Hver fjerde dansker i den arbejdsdygtige alder har inden for det seneste år følt, at det har presset dem, at de modtog arbejdsmails på smartphone eller tablet uden for arbejdstid.

    Kilde: YouGov undersøgelse udarbejdet for Danica Pension (2018)

    Materials in English

    Knowledge and tools to balance your screen time at work

    • 1. Understand the balance

      1. Understand the balance

      More and more people struggle to manage their use of digital devices, and this can affect their well-being at home and at work. When we have become used to checking our smartphones in meetings, eating lunch in front of the PC and checking e-mails at night, our digital use is out of balance.

      Why focus on digital balance?

      Watch this video to learn the importance of finding a good digital balance. You can also download the video and share it with your employees - just play the video and click on the button in the top right-hand corner. This is a good way to start a discussion about digital habits at work.

      50d598ae-00090256-6467ba13

      Do you and your employees want to know more?

      If you would like to learn more, listen to our podcast “Det digitale (arbejds)liv” (“The digital (work) life”) (in Danish), in which Naja Hulvej Rod, professor at the University of Copenhagen, explains about the long-term health impact of excessive use of smartphones and other digital devices. You and your employees can listen to the podcast here or find it in your usual podcast app – just search for ‘Sunde Stemmer’.

      You and your employees can also read this e-folder with inspiration on how to balance your screen time at work. Share the e-folder with your employees by sending them a link, for example by e-mail, or by printing it and handing it out.

    • 2. Test your balance

      2. Test your balance

      When you decide to put balancing your screen time on the agenda in your company, it may be helpful to demonstrate how this is relevant to the individual employee. Encourage them to take this smartphone addiction test. The test, developed in collaboration with the University of Copenhagen, consists of seven statements, to which you have to indicate whether you agree or disagree. Your test result reveals whether you have a low, medium or high level of smartphone addiction.

      Invite your employees to take the test by sharing the link above. We recommend that you encourage your employees to take the test before you move on to step 3 “Find and maintain a balance”. To do so, you can use the meeting notice template under “Find and maintain a balance”.

    • 3. Find and maintain a balance

      3. Find and maintain a balance

      Use the balance exercise to determine expectations and to make rules

      All change begins with discussion, and this is precisely how to go about implementing Screen Time in your company.

      Click the link in the box below to download our balance exercise. The purpose of the balance exercise is:

      1. to start a discussion about the company’s expectations in relation to the use of digital tools at work and at home, 
      2.  to enable you to make rules about the use of digital devices, for example the use of smartphones in meetings, opportunity to concentrate on tasks without being distracted by notifications on your PC and replying to e-mails outside business hours,
      3. to challenge each other to observe the rules you make have made over a 21-day period.

      The balance exercise is facilitated by a manager and can be carried out in teams or, if your company is small, by everybody together. If you are a large organisation, we recommend that the executive management initially does the exercise with team managers, who then do the exercise with their teams, and so on. This ensures that your entire organisation to participates.

      Prepare your managers

      It is important to prepare carefully, so that managers and employees are well briefed and ready to do the exercise. For this purpose, we have compiled the following elements for you to read and share with your managers.

      The balance exercise comprises the following elements:

      1. Management guide: A step-by-step guide to give you and your managers an understanding of what to do before, during and after the exercise. Set aside one hour for the exercise.
      2. Meeting notice manuscript: We have prepared a meeting notice manuscript for managers to use when they invite employees to the balance exercise. The meeting notice includes links to the above video and test, as we recommend that employees are familiar with both before the exercise.
      3. Slides: Use the link below to download slides for the manager to use in the balance exercise. There are four slides showing the different scenarios that the manager and employees can focus on in the exercise and one slide that you can use to challenge each other on the rules you make. 

      Download slides for the balance exercise here (zip file)

      Give your employees tips on how to balance their screen time

      In addition to the balance exercise, you can hand out five tips on how you and your employees can balance your screen time. These are practical tips on how to avoid unnecessary interruptions in your work, how to make your smartphone less appealing and how to get an overview of your screen time.

    • 4. Communication package

      4. Communication package

      When a company launches a new healthcare initiative, deciding a communication strategy can be difficult. We have therefore prepared some texts for you to use as a starting point when you put Screen Time on the agenda. It is a good idea to use your usual communication channels to communicate to the entire organisation and managers (for example intranet articles, e-mails or the like), and you can therefore adapt texts to your company’s needs.

      With the link below, you find these texts:

      1. Intranet article: the article explains why you want to put Screen Time on the agenda in your company. If you want to, you can insert a quote from the head of Human Resources, your CEO or another relevant person.
      2.  E-mail: as mentioned, you must prepare your managers, and for this purpose we include a draft e-mail text from the executive management to team managers

      Download communication package here (zip file)