Optagelse af telefonsamtaler

Indgående og udgående opkald kan blive optaget og gemt til brug for efterlevelse af lovgivningsmæssige krav og dokumentation. Læs her, hvordan vi behandler telefonsamtaler:

Telefonsamtaler optages og gemmes for at dokumentere indholdet af vores telefoniske kommunikation med dig, og anvendes til de formål, der er angivet nedenfor:

Vi optager og gemmer telefonsamtaler for at overholde vores journalføringsforpligtelser i medfør af Markedsmisbrugsforordningen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Derudover optager og gemmer vi telefonsamtaler, til brug for dokumentation for, hvad der er sagt, sket og aftalt under samtalen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Håndtering af klager og imødegåelse af sikkerhedshændelser
Vi kan lytte til optagelser med henblik på at undersøge konkrete sager, f.eks. klager fra dig og sikkerhedshændelser, herunder sager om potentiel svindel eller sager om trusler mod dig, Danica Pension eller ansatte, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. art. 6, stk. 4, og databeskyttelseslovens § 5, stk. 2.

Compliance og risikostyring
Vi kan lytte til stikprøver af optagne telefonsamtaler til brug for kontrol og sikring af Danica Pensions overholdelse af interne og eksterne regler i forbindelse med compliance og risikostyring, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. art. 6, stk. 4 og databeskyttelseslovens § 5, stk. 2.

Når du ringer til en optaget medarbejder, bliver du informeret, hvis samtalen optages. Visse indgående og udgående telefonsamtaler vedrørende investeringsydelser bliver i en række tilfælde optaget, uden at du bliver informeret om dette forud for samtalen. I disse tilfælde er du tidligere blevet informeret om telefonoptagelser i forbindelse med en aftalerelation med os.

Vi er i medfør af Markedsmisbrugsforordningen forpligtede til at opbevare optagede telefonsamtaler relateret til investeringsydelser i 5 år, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Herefter slettes de som udgangspunkt løbende automatisk, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra e.

Vi gemmer telefonsamtaler optaget til brug for de øvrige formål i 3 måneder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Hvis du eller din samtalepart i Danica Pension gør brug af rettighederne i databeskyttelsesforordningen ved f.eks. at anmode os om indsigt i en optagen telefonsamtale (inden den slettes automatisk), vil vi i forbindelse med anmodningen gennemgå samtalen og herefter gemme lydfilen i det omfang det er nødvendigt for at sikre dokumentation for overholdelse af vores forpligtelser hhv. imødegåelse af evt. afledte klager, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Hvis du - inden sletning automatisk foretages - anmoder os om at begrænse behandlingen af en optaget telefonsamtale i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 18, vil det indebære, at vi er forpligtet til at opbevare optagelsen i det tidsrum, som begrænsningen er gældende i, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Hvis en optagelse inddrages i en konkret klagesag eller i sikkerhedshændelser, slettes samtalen først, når denne eller disse sag(er) eller hændelse(r) er endeligt afsluttet i overensstemmelse med forældelsesregler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Relaterer optagelsen sig til flere forskellige formål, gemmes den i overensstemmelse med den længste opbevaringsperiode.

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med optagelse af telefonsamtaler i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 21. Det gælder bl.a., når vi har optaget samtalen på baggrund af vores legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Øvrig information og dine rettigheder

Efter omstændighederne har du ret til indsigt i, berigtigelse eller sletning af personoplysninger og/eller begrænsning af behandlingen. Læs mere om dataansvar, deling af oplysninger og dine rettigheder i vores privatlivspolitik.